Compleet traject

Een compleet traject bestaat uit vijf delen, dat geldt zowel voor een buitenlandse reis als voor een nationale bijeenkomst.

1. Inhoudelijk programma

We zorgen voor een gedegen inhoudelijk programma. Voordat we de locatie of bestemming kiezen, stellen we eerst de doelstelling vast evenals de kennisbehoefte van de deelnemers. Vervolgens maken onze specialisten een uitgebreide (achtergrond)studie van het betreffende kennisgebied en/of sector in het land van bestemming. Ook spreken we onze netwerken aan om te bepalen wat de meest interessante bedrijven zijn die we kunnen bezoeken en/of selecteren we prominente en inspirerende sprekers. Coincide bezoekt alle geselecteerde bedrijven en sprekers vooraf om doelstelling en gespreksonderwerpen goed af te stemmen. Bij grotere groepen ontwikkelen we parallel programma’s zodat tijdens de afspraken goede interactie mogelijk blijft. Alle informatie over de bestemming, de sector en de te bezoeken instellingen delen we ruim voor vertrek met de deelnemers. Zo gaan zij goed voorbereid op reis.

2. Logistieke organisatie

Onder logistieke organisatie verstaan we alles wat geregeld moet worden om de bijeenkomst of reis zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zoals de aankoop van vliegtickets, het regelen van boardingpassen en visa, en het kiezen en contracteren van hotel, vergader-, diner- en lunchlocaties. Ook het lokaal vervoer van en naar de afspraken en het regelen van presentjes voor de bedrijven en sprekers behoort tot logistieke kenractivitieten.

3. Deelnemers

Het selecteren en uitnodigen van de juiste deelnemers aan evenementen en (beleids)reizen kan ook tot onze taken behoren. Is de deelnemerslijst vastgesteld, dan verzorgen wij alle communicatie over het programma en de logistiek. Daarnaast denken we mee over passende deelnemersprofielen en wie het beste aan welk bedrijfsbezoek of programma kan deelnemen. 

4. Begeleiding

Om het programma succesvol te laten verlopen, worden de deelnemers begeleid gedurende de dag(en) door Coincide. Coincide onderhoudt contact met de bedrijven, professionals en lokale mensen. Onze specialist houdt de planning in de gaten, stelt deze waar nodig bij en weet hoe te handelen in het geval van calamiteiten. Door de begeleiding kunt u zich concentreren op het programma, de groep en doelstellingen.

5. Financiën

Tot slot zijn wij verantwoordelijk voor de afwikkeling van het financiële plaatje. We vragen offertes aan, maken de contracten op, doen de (voor)financiering en regelen de facturering. De factuur kan naar de opdrachtgever, individuele deelnemers of een combinatie daarvan. Sinds april 2012 vallen studiereizen onder de reisbureauregeling waar een apart btw-regime voor geldt. We leggen graag uit wat dat voor u als opdrachtgever of deelnemer betekent.

Compleet project